Verantwoordingsverklaring
De Nierstichting onderschrijft de drie algemene principes van de Code Goed Bestuur in het Reglement CBFKeur die sinds 1 juli 2008 van kracht zijn, te weten: 'Toezicht houden, besturen en uitvoeren', 'Optimale besteding van middelen' en 'Omgang met belanghebbenden'. Zij streeft ernaar zo goed mogelijk invulling te geven aan de intenties die in deze drie principes zijn verwoord. Deze zijn van toepassing op de wijze waarop goededoelenorganisaties inhoud geven aan het interne toezicht, de effectiviteit en efficiency van bestedingen en de relatie met belangrijke stakeholders. Hieronder volgt per principe een toelichting.
Toezicht houden, besturen en uitvoeren
Het principe 'Toezicht houden, besturen en uitvoeren' dwingt instellingen na te denken over de vraag of intern genoeg maatregelen zijn getroffen om te voorkomen dat beslissingen worden genomen die niet in het belang zijn van de organisatie. Zo staat de vraag centraal of de functie ‘toezicht houden’ voldoende gescheiden is van de functies ‘besturen’ en ‘uitvoeren’.
Binnen de Nierstichting is sprake van een heldere scheiding van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. De Nierstichting is een professionele organisatie met een hoofdkantoor in Bussum waar ongeveer vijftig personen in dienst zijn. Daarnaast heeft zij een achterban van 80.000 betrokken en enthousiaste vrijwilligers die ondersteuning bieden bij het realiseren van doelstellingen. Deze medewerkers en vrijwilligers worden aangestuurd door het managementteam van de Nierstichting. De dagelijkse leiding is in handen van de algemeen directeur. De Raad van Toezicht houdt toezicht op het beleid van de directie en op de algemene gang van zaken. Samengevat:
Raad van Toezicht Alg. Directeur Managementteam Medewerkers/vrijwilligers
Toezicht houden Bestuur Beleid en aansturing Uitvoering
Raad van Toezicht
De Raad van Toezicht vergadert zes keer per jaar met de algemeen directeur en de adjunct-directeur. Zij houdt toezicht op het gevoerde beleid en op de algemene gang van zaken. Ook staat de Raad van Toezicht de algemeen directeur en de adjunct-directeur terzijde met advies over beleidsvoornemens die andere zaken betreffen. De raad bestaat uit minimaal zeven en maximaal negen personen. In 2008 waren dat:
· Drs. W. Geerlings, voorzitter – lid Raad van Bestuur Medisch Centrum Haaglanden
· Mr. R.A. Kleijn, secretaris – penningmeester - voormalig directeur-generaal ABN Amro
· C. Th. M. van der Ouderaa – Associate Positioneringsgroep/Management Consultancy voor Merkidentiteit en Strategische Positionering
· Drs. P.B.A. Dirks – oud-lid Raad van Bestuur KBB, oud-lid Raad van Bestuur Publieke Omroep, voorzitter Pensioenfonds Media, voorzitter PNO Ziektekosten, voorzitter Vereniging Vrienden van de Nierstichting
· Mr. M.H.J. van den Horst – advocaat BarentsKrans N.V., Den Haag
· J.B. Mulders – oud-directeur van het Nationale Ballet
· Drs. M.R. van Dongen – financieel directeur Achmea Zorg
De leden van de Raad van Toezicht worden benoemd en ontslagen door de Raad van Toezicht. Bij de benoeming van leden speelt een evenwichtige spreiding van gewenste disciplines – gezondheidszorg, marketing, bedrijfsleven, juridische zaken en financiën – een belangrijke rol. De leden dienen te beschikken over algemene bestuurlijke kwaliteiten en affiniteit te hebben met de doelstellingen van de Nierstichting. Ook wordt er op toegezien dat geen sprake is van familie- of andere persoonlijke relaties met directieleden. De leden van de Raad van Toezicht ontvangen geen bezoldiging, maar komen wel voor een onkostenvergoeding in aanmerking. Zij worden benoemd voor een periode van maximaal vier jaar. Daarna kunnen zij eenmalig worden herbenoemd voor een periode van maximaal vier jaar.
In 2008 heeft de Nierstichting een auditcommissie ingesteld. In deze commissie hebben twee leden van de Raad van Toezicht zitting. Deze commissie heeft tot taak de Raad van Toezicht te adviseren over het financiële beleid. De auditcommissie beoordeelt de jaarrekening, financiële beleidsvoorstellen, het functioneren van interne systemen op het gebied van risicobeheersing en controle en bespreekt de jaarrekening met de accountant. De commissie vergadert minimaal één keer per jaar en heeft tussentijds schriftelijk contact. De commissieleden worden benoemd door de Raad van Toezicht en dienen in meerderheid ook lid van de Raad van Toezicht te zijn. Zij worden benoemd voor een periode van vier jaar. De commissie krijgt ambtelijke ondersteuning van de controller van de Nierstichting.
Een inhoudelijke toelichting op de taken en verantwoordelijkheden van de Raad van Toezicht en de directie (algemeen directeur) van de Nierstichting is vastgelegd en bekrachtigd in de statuten van Nierstichting Nederland.
Directie en managementteam
De dagelijkse leiding is in handen van algemeen (statutair) directeur
Samen met het managementteam stelt de directeur het beleid van de Nierstichting vast. Het managementteam vergadert twee keer per maand. Het managementteam bestaat uit:
·
· Drs.
· Mr. Tom van Otterloo, hoofd sectie Marketing & Fondsenwerving
· Drs. Paulien Pleijter, hoofd sectie Communicatie & PR
· Jan van Zijtveld, controller
De algemeen directeur vertegenwoordigt de Nierstichting in de Coördinatie Groep Orgaandonatie, een adviescollege van de minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport en in de Stichting Loterijacties Volksgezondheid. Bovendien is hij voorzitter van de International Federation of Kidney Foundations en bestuurslid van de Nederlandse Transplantatie Stichting en de Ingeborg Douwes Stichting, gericht op psychisch-sociale hulpverlening aan kankerpatiënten en hun familie. De adjunct-directeur is uit hoofde van zijn functie voorzitter van de commissie Preventie van de Sectie Gezondheids Fondsen (onderdeel van de brancheorganisatie VFI), bestuurslid van de Nederlandse Public Health Federatie (NPHF) en lid van de Raad van Toezicht Kidneys for Kids (KIK), de European Kidney Health Association (EKHA) en de Stuurgroep LekkerLangLeven.
Optimale besteding van middelen
Het publiek vindt het belangrijk dat elke gegeven euro goed wordt besteed. Het principe 'Optimale besteding middelen' betekent dat een organisatie zich inspant voor een effectieve en doelmatige realisering van haar doelstellingen, door middel van optimale besteding van de middelen. De Nierstichting besteedt haar middelen enerzijds aan uitgaven voor de doelstelling en anderzijds aan kosten voor de organisatie, zoals wervingskosten en beheer en administratiekosten.
Uitgaven aan de doelstelling
De Nierstichting werkt aan een toekomst met zo weinig mogelijk nierziekten en een betere toekomst voor nierpatiënten. In haar meerjarenstrategie heeft zij de belangrijkste speerpunten voor toekomstig beleid in kaart gebracht. Om haar inhoudelijke doelstellingen zo efficiënt mogelijk te verwezenlijken, toetst de Nierstichting deze aan de beleidsvoornemens die zij in haar meerjarenprogramma’s heeft vastgesteld. Deze programma’s kenmerken zich door heldere probleem- en vraagstellingen, gerichte investeringen, helder geformuleerde prestaties en een projectmatige aanpak die de voorwaarden schept voor vernieuwing. Zodra een innovatie is ontwikkeld, trekt de Nierstichting zich terug en wordt deze in de praktijk geborgd.
Een meerjarenprogramma heeft in principe betrekking op een periode tussen vier en acht jaar. Elk najaar wordt de voortgang van het programma geëvalueerd en worden nieuwe beleidsintenties vastgelegd in een jaarplan. Dit plan omvat concrete en meetbare doelen voor het desbetreffende jaar, evenals de projecten om deze doelstellingen te bereiken. Ook bevat een jaarplan een overzicht van budgetten en resultaten op project-, doelgroep- en activiteitenniveau. Daarnaast wordt de voortgang van lopende projecten regelmatig geëvalueerd. Projecten die gedurende de looptijd niet blijken te voldoen aan de eisen van de Nierstichting worden tussentijds stopgezet.
Aan de basis van projecten staat een aanvraag uit het veld of een eigen initiatief van de Nierstichting. Aanvragen uit het veld worden beoordeeld op criteria als relevantie, kwaliteit en haalbaarheid. Ook de vraag of een project vernieuwend is, over voldoende draagvlak onder projectpartners beschikt en de kosten-batenverhouding is hierbij van belang. Verder wordt bekeken of de financiering van zulke projecten een taak is van de overheid of andere partijen en of derden als cofinancier kunnen optreden. Deze verplichting voor het zoeken naar co-financiers is in eerste instantie belegd bij de aanvragers van projectsubsidies. Daarnaast onderzoeken de programmamanagers van de Nierstichting of sprake is van partijen die mogelijk een financiële bijdrage willen leveren.
De regie over de realisering van een meerjarenprogramma is in handen van een programmacommissie van de Nierstichting. In de voorbereidende fase - de onderzoek- en formuleringfase - werkt deze commissie bij een aantal programma’s samen met de Nierpatiënten Vereniging Nederland. Een programmacommissie wordt geadviseerd door een externe adviesraad met relevante deskundigen. De Nierstichting beschikt over vier adviesraden: de Adviesraad Preventie, de Adviesraad Kinderen met een Nierziekte, de Adviesraad Patiëntenzorg en de Wetenschappelijke Raad. Zij hebben een adviserende rol bij de beoordeling van de projectaanvragen. De adviesraden bewaken met name de kwaliteit van projecten. De leden zijn voornamelijk afkomstig van maatschappelijke organisaties en het onderzoeksveld en zijn deskundig op het gebied van ontwikkeling en implementatie. Zij ontvangen voor hun adviserende werkzaamheden geen vergoeding. De directie van de Nierstichting draagt adviesraadsleden voor. Alle adviesraden werken op basis van een statuut. De directie en Raad van Toezicht evalueren jaarlijks de meerjarenstrategie. Daarbij spelen adviezen van partners van de Nierstichting een belangrijke rol. Vandaar dat elk jaar een strategisch overleg op het programma staat, waarvoor de voorzitters van de adviesraden, voorzitters van relevante beroepsverenigingen en de nierpatiëntenvereniging, en de leden van de Raad van Toezicht worden uitgenodigd.
Organisatiekosten
De Nierstichting streeft ook naar een zo efficiënt mogelijke besteding van de organisatiekosten. Zo heeft de Nierstichting een aantal ondersteunende diensten in eigen beheer en besteedt zij andere uit. De criteria voor eigen beheer of uitbesteding zijn:
· Behoort de betreffende ondersteunende dienst tot de core business van de Nierstichting?
· Is de kennis van de betreffende ondersteunende dienst relevant om in huis te houden ten behoeve van een optimale bedrijfsvoering?
· Beschikt de Nierstichting zelf over voldoende deskundigheid om de gewenste kwaliteit te garanderen?
· Is het in eigen beheer houden kosteneffectief?
Op basis van deze criteria is bijvoorbeeld besloten om het beheer en onderhoud van de database, de donateuradministratie en de financiële administratie binnenshuis te houden. Voor ondersteunende diensten die wij in huis hebben zoeken wij afstemming en werken waar mogelijk samen met de Nierpatiënten Vereniging Nederland (die bij ons in het kantoorpand zit). Ook doen we de salarisadministratie voor een collega fonds. Bovendien streeft de Nierstichting ernaar daar waar mogelijk samen te werken met andere gezondheidsfondsen. Zo is op initiatief van de Nierstichting een gemeenschappelijk contract afgesloten voor de verzending van mail, en voeren wij overleg met de fondsen om te verkennen op welke BackOffice activiteiten nog meer samengewerkt kan worden.
Omgang met belanghebbenden
De Nierstichting onderschrijft ook het derde principe van de Code Goed Bestuur door te streven naar goede relaties met alle belanghebbenden en voortdurend te investeren in een goede en heldere voorlichting en informatievoorziening. Dit doet zij vanuit de overtuiging dat zij voor het realiseren van haar missie afhankelijk is van iedereen die op enigerlei wijze betrokken is bij haar werk. Dit zijn niet alleen burgers en bedrijven die de Nierstichting financieel steunen – zoals donateurs, collectanten en sponsoren – maar ook personen en organisaties die (vakinhoudelijk) betrokken zijn bij haar doelstellingen, zoals wetenschappers, beroepsbeoefenaren, politici en uiteraard nierpatiënten en hun naaste omgeving. De Nierstichting vindt het belangrijk dat zij goed worden geïnformeerd over activiteiten, bestedingen en resultaten en over de wijze waarop zij is georganiseerd, over de beloning van medewerkers en de manier waarop kwaliteitsbewaking inhoud krijgt.
Een doelmatig, effectief en pro-actief relatiebeheer is hierbij uitermate belangrijk. Hierbij speelt een aantal uitgangspunten een belangrijke rol:
· een klantgerichte opstelling
· adequate en tijdige informatie voorziening
· een integere en maatschappelijk verantwoorde benadering
· heldere profilering van de Nierstichting
De Nierstichting zet verschillende middelen in om invulling te geven aan haar relatiebeheer. Zoals het donateurmagazine Nierstichting Nieuws, de Collectantenkrant en het Collectanten Magazine en Vrienden in Actie voor vrijwilligers. Daarnaast publiceert zij het financieel en online jaarverslag en zijn er tal van digitale nieuwsbrieven voor donateurs, professionals en andere belangstellenden. Ook wordt in verschillende folders en brochures antwoord gegeven op alle denkbare vragen over nieren, nierziekten en de activiteiten van de Nierstichting. Uiteraard kan iedereen de website – www.nierstichting.nl – of de afdeling Publieksvoorlichting raadplegen voor meer informatie.
De Nierstichting is zich er ten volle van bewust dat naast werving de komende jaren steeds meer in het teken staan van het behoud van donateurs en collectanten. Daarnaast is een intensivering van communicatie en relatiebeheer met specifieke doelgroepen, professionals en relevante organisaties cruciaal. Zo kwam in 2008 een procedure Relatiemanagement tot stand. Deze is gebaseerd op een sectieoverstijgende aanpak en moet bijdragen aan de optimalisering van relaties met de belangrijkste belanghebbenden van de Nierstichting. Hierbij wil zij nadrukkelijk invulling geven aan een betere interactie, onder meer door de ontwikkeling van klantenpanels, polls en dergelijke.
Voor een optimale uitvoering van het relatiebeheer is een nieuwe CRM-applicatie – ter vervanging van de huidige database-applicatie – een belangrijke voorwaarde. Dit systeem moet beter gekoppeld worden aan kritische informatiesystemen zoals financiële administratie en collecteadministratie, gebaseerd zijn op de laatste IT-technologie, voldoen aan (internationale) regelgeving op het gebied van financiële rapportages (Sepa en iDeal) en de opkomst van internetcommunities. In 2009 krijgen de selectie en implementatie hiervan gestalte.